SISTEM INFORMASI PEGAWAI BERBASIS WEB SMA YAYASAN WANITA KERETA API (YWKA) PALEMBANG
DENGAN METODE RAPID APPLICATION DEVELOPMENT (RAD)
DENGAN METODE RAPID APPLICATION DEVELOPMENT (RAD)
Heni Rianti1, Ilman Zuhri Yadi2, Nia Oktaviani3
1Mahasiswa Universitas Bina Darma, Dosen Universitas Bina Darma
Jalan Jenderal Ahmad Yani No.12 Palembang
Email : henirianti2@gmail.com1
ilmanzuhriyadi@ binadarma.ac.id2, Nia240486@gmail.com3
1Mahasiswa Universitas Bina Darma, Dosen Universitas Bina Darma
Jalan Jenderal Ahmad Yani No.12 Palembang
Email : henirianti2@gmail.com1
ilmanzuhriyadi@ binadarma.ac.id2, Nia240486@gmail.com3
Abstrak. Sistem Informasi Pegawai pada SMA YWKA Palembang adalah sebuah sistem yang mengelola data guru dan karyawan di SMA YWKA Palembang. Sistem ini akan mengolah serta memberikan informasi terhadap data pegawai yang ada dengan cepat, mempermudah dalam melakukan perubahan data dan dokumentasi terhadap data-data yang baru seperti data pegawai, data pembagian tugas kerja, data absensi, dan data gaji dimana untuk sebelumnya pada Subbag Tata Usaha SMA YWKA Palembang belum memiliki suatu sistem terkomputerisasi yang dapat mengolah data-data tersebut secara cepat dan efisien. Adapun metode pengembangan sistem yang digunakan adalah Rapid Application Development (RAD). Dengan dibuatnya sistem informasi ini maka laporan-laporan yang berhubungan dengan data kepegawaian dapat dibuat dan diperoleh dengan cepat. Sistem ini menggunakan aplikasi pemograman PHP Mysql. Dimana hasil akhir yang diharapkan berupa Sistem Informasi Pegawai SMA YWKA Palembang Berbasis Web.
Kata Kunci : Sistem Informasi, Pegawai, RAD, Web.
I. PENDAHULUAN
Latar Belakang
Kemajuan teknologi terutama dibidang komputer saat ini berkembang sangat cepat. Perkembangan teknologi modern mengakibatkan banyak perubahan kehidupan manusia dalam menangani setiap permasalahan yang ada hubungannya dengan proses pembangunan secara menyeluruh. Salah satu contoh perkembangan teknologi yaitu sistem informasi yang terkomputerisasi. Sistem informasi mempunyai peran yang sangat penting karena berkaitan dengan pengolahan data, berbagai instansi salah satunya sekolah banyak menggunakan sistem informasi untuk mempermudah pekerjaan.
Pegawai merupakan subjek penting dalam sebuah organisasi yang memiliki kemampuan untuk menggerakkan semua sumber daya organisasi yang ada. Tanpa adanya pegawai yang baik, organisasi akan sulit berkembang karena kekuatan setiap organisasi terletak pada pegawai yang mengelola dan menanganinya. SMA YWKA Palembang merupakan suatu lembaga pendidikan yang memiliki 49 pegawai meliputi pegawai fungsional (guru) sebanyak 37 orang dan pegawai fungsional (staf administrasi) sebanyak 12 orang.
Subbag Tata Usaha SMA YWKA Palembang memiliki tugas melakukan administrasi data pegawai, meliputi data pembagian tugas kerja, data absensi, dan data gaji. Berdasarkan hasil observasi dan wawancara dengan kasubbag Tata Usaha, pengolahan informasi pegawai SMA YWKA Palembang masih dilakukan secara semi komputerisasi artinya data pegawai di input ke komputer menggunakan program aplikasi pengolah kata seperti microsoft excel dan microsoft word sebagai dokumentasi. Namun laporan yang dihasilkan masih kurang maksimal dalam pencarian data pegawai dan belum memenuhi kebutuhan manajemen pegawai SMA YWKA Palembang. Resiko hilangnya data pun tidak dapat dihindari karena data belum tersimpan di dalam suatu database sebagai media penyimpanan data. Dan semua laporan kegiatan pegawai masih dilaporkan dengan cara manual yaitu dengan memberikan hard copy. Oleh karena itu dibutuhkan suatu konsep pengolahan data pegawai dengan fitur pengolahan data pegawai, data pembagian tugas kerja, data absensi, dan data gaji serta laporan yang
disediakan sesuai dengan administrasi kepegawaian SMA YWKA Palembang dalam bentuk website.
Sistem yang direncanakan menggunakan metode Rapid Application Development (RAD), hal ini dikarenakan RAD mempunyai kecepatan adaptasi yang tinggi, dan dapat dibuat dengan cepat dan juga karena metode RAD ini memungkinkan untuk mengumpulkan syarat dan kebutuhan informasi yang tidak didefinisikan secara spesifik melalui tanggapan pengguna.
Berdasarkan uraian di atas, maka akan dilakukan penulisan skripsi pada SMA YWKA Palembang yang berjudul “Sistem Informasi Kepegawaian Berbasis Web SMA Yayasan Wanita Kereta Api (YWKA) Palembang Dengan Metode Rapid Application Development (RAD).”
2. LANDASAN TEORI
2.1 Sistem Informasi
Sistem informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian yang mendukung fungsi organisasi yang bersifat manajerial dalam kegiatan strategi dari suatu organisasi untuk dapat menyediakan kepada pihak luar tertentu dengan laporan – laporan yang diperlukan. (Sutabri, 2005:36)
2.2. Pegawai
Menurut Soedaryono (2000:6) Pegawai adalah seseorang yang melakukan penghidupannya dalam kesatuan organisasi, baik kesatuan kerja pemerintah maupun kesatuan kerja swasta.
2.3 Aplikasi Berbasis Web
Saat ini, web telah menjadi antar muka pemakai untuk aplikasi basis data. Web telah menjadi sistem informasi terbesar berbasis hypertext. Web menjadi penting sebagai front-end basis data karena beberapa alasan sebagai berikut (Hariyanto:2004:321) :
1. Web browser telah menyediakan front-end universal terhadap informasi yang diberikan back-end yang diberikan dimanapun di dunia.
2. Web browser berjalan di sistem komputer manapun dan pemakai tidak perlu melakukan download perangkat lunak khusus untuk pengaksesan informasi melalui web.
2.4 Rapid Application Development (RAD)
Rapid Application Development (RAD) adalah sebuah model proses perkembangan perangkat lunak sekuensial linear yang menekankan pada siklus perkembangan cepat dengan menggunakan pendekatan konstruksi berbasis komponen. Sehingga apabila kebutuhan dipahami dengan baik, maka sistem fungsional yang utuh dapat diselesaikan dalam waktu kira-kira 60-90 hari (Pressman, 2002:42).
Tahapan-tahapan dalam RAD :
Kata Kunci : Sistem Informasi, Pegawai, RAD, Web.
I. PENDAHULUAN
Latar Belakang
Kemajuan teknologi terutama dibidang komputer saat ini berkembang sangat cepat. Perkembangan teknologi modern mengakibatkan banyak perubahan kehidupan manusia dalam menangani setiap permasalahan yang ada hubungannya dengan proses pembangunan secara menyeluruh. Salah satu contoh perkembangan teknologi yaitu sistem informasi yang terkomputerisasi. Sistem informasi mempunyai peran yang sangat penting karena berkaitan dengan pengolahan data, berbagai instansi salah satunya sekolah banyak menggunakan sistem informasi untuk mempermudah pekerjaan.
Pegawai merupakan subjek penting dalam sebuah organisasi yang memiliki kemampuan untuk menggerakkan semua sumber daya organisasi yang ada. Tanpa adanya pegawai yang baik, organisasi akan sulit berkembang karena kekuatan setiap organisasi terletak pada pegawai yang mengelola dan menanganinya. SMA YWKA Palembang merupakan suatu lembaga pendidikan yang memiliki 49 pegawai meliputi pegawai fungsional (guru) sebanyak 37 orang dan pegawai fungsional (staf administrasi) sebanyak 12 orang.
Subbag Tata Usaha SMA YWKA Palembang memiliki tugas melakukan administrasi data pegawai, meliputi data pembagian tugas kerja, data absensi, dan data gaji. Berdasarkan hasil observasi dan wawancara dengan kasubbag Tata Usaha, pengolahan informasi pegawai SMA YWKA Palembang masih dilakukan secara semi komputerisasi artinya data pegawai di input ke komputer menggunakan program aplikasi pengolah kata seperti microsoft excel dan microsoft word sebagai dokumentasi. Namun laporan yang dihasilkan masih kurang maksimal dalam pencarian data pegawai dan belum memenuhi kebutuhan manajemen pegawai SMA YWKA Palembang. Resiko hilangnya data pun tidak dapat dihindari karena data belum tersimpan di dalam suatu database sebagai media penyimpanan data. Dan semua laporan kegiatan pegawai masih dilaporkan dengan cara manual yaitu dengan memberikan hard copy. Oleh karena itu dibutuhkan suatu konsep pengolahan data pegawai dengan fitur pengolahan data pegawai, data pembagian tugas kerja, data absensi, dan data gaji serta laporan yang
disediakan sesuai dengan administrasi kepegawaian SMA YWKA Palembang dalam bentuk website.
Sistem yang direncanakan menggunakan metode Rapid Application Development (RAD), hal ini dikarenakan RAD mempunyai kecepatan adaptasi yang tinggi, dan dapat dibuat dengan cepat dan juga karena metode RAD ini memungkinkan untuk mengumpulkan syarat dan kebutuhan informasi yang tidak didefinisikan secara spesifik melalui tanggapan pengguna.
Berdasarkan uraian di atas, maka akan dilakukan penulisan skripsi pada SMA YWKA Palembang yang berjudul “Sistem Informasi Kepegawaian Berbasis Web SMA Yayasan Wanita Kereta Api (YWKA) Palembang Dengan Metode Rapid Application Development (RAD).”
2. LANDASAN TEORI
2.1 Sistem Informasi
Sistem informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian yang mendukung fungsi organisasi yang bersifat manajerial dalam kegiatan strategi dari suatu organisasi untuk dapat menyediakan kepada pihak luar tertentu dengan laporan – laporan yang diperlukan. (Sutabri, 2005:36)
2.2. Pegawai
Menurut Soedaryono (2000:6) Pegawai adalah seseorang yang melakukan penghidupannya dalam kesatuan organisasi, baik kesatuan kerja pemerintah maupun kesatuan kerja swasta.
2.3 Aplikasi Berbasis Web
Saat ini, web telah menjadi antar muka pemakai untuk aplikasi basis data. Web telah menjadi sistem informasi terbesar berbasis hypertext. Web menjadi penting sebagai front-end basis data karena beberapa alasan sebagai berikut (Hariyanto:2004:321) :
1. Web browser telah menyediakan front-end universal terhadap informasi yang diberikan back-end yang diberikan dimanapun di dunia.
2. Web browser berjalan di sistem komputer manapun dan pemakai tidak perlu melakukan download perangkat lunak khusus untuk pengaksesan informasi melalui web.
2.4 Rapid Application Development (RAD)
Rapid Application Development (RAD) adalah sebuah model proses perkembangan perangkat lunak sekuensial linear yang menekankan pada siklus perkembangan cepat dengan menggunakan pendekatan konstruksi berbasis komponen. Sehingga apabila kebutuhan dipahami dengan baik, maka sistem fungsional yang utuh dapat diselesaikan dalam waktu kira-kira 60-90 hari (Pressman, 2002:42).
Tahapan-tahapan dalam RAD :
Sumber: Kenneth E. Kendall & Julie E. Kendall (2003:237)
Gambar 3.1 Siklus RAD
Model pengembangan RAD memiliki 4 fase, yaitu fase perencanaan syarat-syarat, fase perancangan, fase konstruksi, dan fase pelaksanaan. Berikut adalah penjelasan masing-masing fase dalam penelitian ini (Kendall, 2003:238):
1. Fase Perencanaan Syarat-Syarat
Pada tahap ini dilakukan pengidentifikasian tujuan aplikasi atau sistem serta untuk mengidentifikasi syarat-syarat informasi yang ditimbulkan dari tujuan-tujuan tersebut. Pada tahap penelitian melakukan analisis kebutuhan.
2. Fase Perancangan
Pada tahap ini adalah melakukan proses desain dan melakukan perbaikan- perbaikan apabila masih terdapat ketidaksesuaian desain antara user dan analyst. Untuk tahap ini keaktifan user yang terlibat sangat menentukan untuk mencapai tujuan, karena user bisa langsung memberikan komentar apabila terdapat ketidaksesuaian pada desain.
3. Fase Konstruksi
Setelah desain dari sistem yang akan dibuat sudah disetujui baik itu oleh user dan analyst, maka pada tahap ini programmer mengembangkan desain menjadi suatu program. Hal terpenting adalah keterlibatan user sangat diperlukan supaya sistem yang dikembangkan dapat sesuai dengan permintaan user.
4. Fase Pelaksanaan
Pada tahap ini dilakukan pengujian aplikasi, dengan menggunakan penggujiam black box testing. Yaitu sebuah pengujian dengan menjalankan setiap fungsi dari aplikasi.
3. HASIL
Menjalankan sistem informasi pegawai pada SMA YWKA Palembang ini secara langsung harus mempunyai server web local yaitu Apache, web ini mempunyai halaman utama atau halaman depan yaitu halaman index yang berfungsi sebagai halaman utama secara otomatis pada saat web ini diakses. Pada bab ini akan membahas sistem informasi pegawai pada SMA YWKA Palembang ini terdapat halaman-halaman lain yang dapat berhubungan dengan satu sama lain. Diharapkan dapat mempermudah Subbag Tata Usaha dalam pengelolaan data pegawai dan juga dapat memberikan kemudahan bagi pegawai dalam mengakses informasi kepegawaian SMA YWKA Palembang mengenai semua hal yang berhubungan dengan data pegawai, jadwal, tugas, absensi dan gaji.
4.1 Menu Admin
Menu admin terdiri dari file input data pegawai, data absensi, data tugas kerja, data jadwal, dan data gaji. Jika ingin menampilkan menu admin, maka anda tinggal memasukkan data user id dan password. Tampilan menu admin terlihat seperti gambar berikut :
1. Fase Perencanaan Syarat-Syarat
Pada tahap ini dilakukan pengidentifikasian tujuan aplikasi atau sistem serta untuk mengidentifikasi syarat-syarat informasi yang ditimbulkan dari tujuan-tujuan tersebut. Pada tahap penelitian melakukan analisis kebutuhan.
2. Fase Perancangan
Pada tahap ini adalah melakukan proses desain dan melakukan perbaikan- perbaikan apabila masih terdapat ketidaksesuaian desain antara user dan analyst. Untuk tahap ini keaktifan user yang terlibat sangat menentukan untuk mencapai tujuan, karena user bisa langsung memberikan komentar apabila terdapat ketidaksesuaian pada desain.
3. Fase Konstruksi
Setelah desain dari sistem yang akan dibuat sudah disetujui baik itu oleh user dan analyst, maka pada tahap ini programmer mengembangkan desain menjadi suatu program. Hal terpenting adalah keterlibatan user sangat diperlukan supaya sistem yang dikembangkan dapat sesuai dengan permintaan user.
4. Fase Pelaksanaan
Pada tahap ini dilakukan pengujian aplikasi, dengan menggunakan penggujiam black box testing. Yaitu sebuah pengujian dengan menjalankan setiap fungsi dari aplikasi.
3. HASIL
Menjalankan sistem informasi pegawai pada SMA YWKA Palembang ini secara langsung harus mempunyai server web local yaitu Apache, web ini mempunyai halaman utama atau halaman depan yaitu halaman index yang berfungsi sebagai halaman utama secara otomatis pada saat web ini diakses. Pada bab ini akan membahas sistem informasi pegawai pada SMA YWKA Palembang ini terdapat halaman-halaman lain yang dapat berhubungan dengan satu sama lain. Diharapkan dapat mempermudah Subbag Tata Usaha dalam pengelolaan data pegawai dan juga dapat memberikan kemudahan bagi pegawai dalam mengakses informasi kepegawaian SMA YWKA Palembang mengenai semua hal yang berhubungan dengan data pegawai, jadwal, tugas, absensi dan gaji.
4.1 Menu Admin
Menu admin terdiri dari file input data pegawai, data absensi, data tugas kerja, data jadwal, dan data gaji. Jika ingin menampilkan menu admin, maka anda tinggal memasukkan data user id dan password. Tampilan menu admin terlihat seperti gambar berikut :
Gambar 3.2 Menu Admin
4.2 Menu Master Pegawai
Menu “Master Pegawai” digunakan untuk mengelola data karyawan dan guru. Pengguna admin dapat melakukan perubahan data pada halaman ini.
Menu “Master Pegawai” digunakan untuk mengelola data karyawan dan guru. Pengguna admin dapat melakukan perubahan data pada halaman ini.
Gambar 3.3 Master Pegawai
4.3 Menu Tugas Pegawai
Menu “Tugas Pegawai” digunakan untuk mengelola data tugas pegawai.
Menu “Tugas Pegawai” digunakan untuk mengelola data tugas pegawai.
Gambar 3.4 Tugas Pegawai
4.4 Menu Absensi Pegawai
Menu “Absensi Pegawai” digunakan untuk mengelola data rekapitulasi absensi karyawan dan guru. Pedataan dilakukan setiap bulan sebelum dilakukan transaksi penggajian.
Menu “Absensi Pegawai” digunakan untuk mengelola data rekapitulasi absensi karyawan dan guru. Pedataan dilakukan setiap bulan sebelum dilakukan transaksi penggajian.
Gambar 3.5 Absensi Pegawai
4.5 Menu Gaji Pegawai
Menu “Gaji Pegawai” digunakan untuk mengelola data gaji pegawai. Gaji guru dihitung dari jumlah jam mengajar, jabatan, tugas kerja, pengabdian, dan transport yang berelasi dengan data absensi.
Menu “Gaji Pegawai” digunakan untuk mengelola data gaji pegawai. Gaji guru dihitung dari jumlah jam mengajar, jabatan, tugas kerja, pengabdian, dan transport yang berelasi dengan data absensi.
3.6 Gaji Pegawai
4.6 Menu Laporan Data Pegawai
Berikut ini adalah tampilan dari laporan data pegawai untuk menampilkan seluruh data pegawai di SMA YWKA Palembang.
Berikut ini adalah tampilan dari laporan data pegawai untuk menampilkan seluruh data pegawai di SMA YWKA Palembang.
Gambar 3.7 Laporan Data Pegawai
4.7 Menu Laporan Tugas Pegawai
Berikut ini adalah tampilan dari laporan tugas untuk menampilkan seluruh data tugas pegawai di SMA YWKA Palembang.
Berikut ini adalah tampilan dari laporan tugas untuk menampilkan seluruh data tugas pegawai di SMA YWKA Palembang.
Gambar 3.8 Laporan Tugas Pegawai
4.8 Menu Laporan Absensi
Berikut ini adalah tampilan dari laporan absensi untuk menampilkan seluruh data absensi bulanan pegawai di SMA YWKA Palembang
Berikut ini adalah tampilan dari laporan absensi untuk menampilkan seluruh data absensi bulanan pegawai di SMA YWKA Palembang
Gambar 3.9 Laporan Absensi
4.9 Menu Laporan Gaji Pegawai
Berikut ini adalah tampilan dari laporan gaji pegawai untuk menampilkan data gaji seluruh pegawai di SMA YWKA Palembang.
Berikut ini adalah tampilan dari laporan gaji pegawai untuk menampilkan data gaji seluruh pegawai di SMA YWKA Palembang.
Gambar 3.10 Laporan Gaji Pegawai
4. SIMPULAN
Setelah melakukan pengamatan dan merumuskan pemecahan masalah pada Subbag Tata Usaha SMA YWKA Palembang, maka dapat diambil beberapa kesimpulan yang menyangkut pelaksanaan dan pemanfaatan komputer khususnya pengolahan data pegawai SMA YWKA Palembang, adapun kesimpulannya sebagai berikut :
1. Sistem yang dihasilkan adalah Sistem Informasi Pegawai SMA YWKA Palembang secara komputerisasi yang nantinya diharapkan dapat mempercepat proses pengolahan data, khususnya pengolahan data pegawai SMA YWKA Palembang.
2. Dengan menggunakan website ini, diharapkan dapat mengurangi jumlah beban kerja dalam mengerjakan pembuatan laporan dan mempermudah dalam mencari data-data pegawai, serta dapat mencegah terjadinya kehilangan data.
3. Dengan adanya sistem informasi yang telah dibangun diharapkan dapat memberikan informasi yang akurat, up to date dan efisien, serta membantu guru dan staf untuk berinterasksi kapanpun dimanapun.
Setelah melakukan pengamatan dan merumuskan pemecahan masalah pada Subbag Tata Usaha SMA YWKA Palembang, maka dapat diambil beberapa kesimpulan yang menyangkut pelaksanaan dan pemanfaatan komputer khususnya pengolahan data pegawai SMA YWKA Palembang, adapun kesimpulannya sebagai berikut :
1. Sistem yang dihasilkan adalah Sistem Informasi Pegawai SMA YWKA Palembang secara komputerisasi yang nantinya diharapkan dapat mempercepat proses pengolahan data, khususnya pengolahan data pegawai SMA YWKA Palembang.
2. Dengan menggunakan website ini, diharapkan dapat mengurangi jumlah beban kerja dalam mengerjakan pembuatan laporan dan mempermudah dalam mencari data-data pegawai, serta dapat mencegah terjadinya kehilangan data.
3. Dengan adanya sistem informasi yang telah dibangun diharapkan dapat memberikan informasi yang akurat, up to date dan efisien, serta membantu guru dan staf untuk berinterasksi kapanpun dimanapun.
Daftar Pustaka
1. Hariyanto, Bambang. 2004. Sistem Manajemen Basis Data : Pemodelan, Perancangan, dan Terapannya. Bandung : Informatika.
2. Kenneth E. Kendall., Jullie E. Kendall. 2003. Sistems Analyst and Design. Fith Editition. Dialihbahasakan oleh Thamir Abdul Hafed Al-Hamdany, B.Sc. M.Sc dalam buku Analisa dan Perancangan Sistem Jilid 1. Jakarta : Prenhanlindo
3. Pressman, Roger.S. 2002. Rekayasa Perangkat Lunak Pendekatan Praktisi ( Buku Satu). Yogyakarta : Andi.
4. Soedaryono, 2000. Tata Laksana Kantor. Jakarta : Departemen Pendidikan dan Kebudayaan RI.
5. Sutabri, 2005. Konsep Dasar Sistem Informasi. Yogyakarta : Andi.
